Fra tilbud til bekræftet booking: Et kig ind i SafariFlows digitale accept af tilbud

SafariFlow gør en prissat rejseplan til et tilbud til kunden med et sikkert link til accept med e-signatur — og når kunden underskriver, opretter systemet automatisk bookingen, laver depositumsfakturaen og sender en bekræftelse, uden manuel overlevering mellem tilbud og drift.

At bygge rejseplaner og at få tilbud accepteret er to forskellige opgaver

At sætte en rejseplan sammen dag for dag og at få kunden til formelt at sige ja til den er to forskellige problemer. En rejseplanbygger får rejsen planlagt; et forløb for tilbud og accept er det, der gør planen til en betalt, bekræftet booking. Arrangører, der kun har den første halvdel, ender som regel med at klare den anden halvdel via e-mail — sende en PDF, vente på svar, oprette bookingen manuelt, når kunden siger ja, og derefter lave en depositumsfaktura for sig. Hvert eneste af de trin er et sted, hvor en opfølgning kan blive glemt.

Hvad accepten faktisk sætter i gang

Kunden modtager et sikkert link til at gennemgå og underskrive tilbuddet online. I det øjeblik de accepterer, registrerer SafariFlow ikke bare et "ja" — systemet sætter en kæde af trin i gang, som ellers skulle gøres manuelt:

• Oprettelse af booking — det accepterede tilbud bliver automatisk til en rigtig booking med rejseplanen, datoerne og priserne præcis som tilbudt.
• Depositumsfaktura — en faktura på depositum sendes med det samme, i den valuta kunden fik tilbuddet i, i stedet for at vente på, at nogen opdager, at tilbuddet er accepteret, og laver en i hånden.
• Bekræftelsesmail — kunden får en automatisk bekræftelse i det øjeblik, de underskriver, i stedet for at vente på, at en medarbejder ser notifikationen og svarer personligt.
• En registrering af accepten — hvert tilbud har en log over, hvornår og hvordan det blev accepteret, så der er et klart revisionsspor, hvis der nogensinde opstår tvivl om, hvad kunden har sagt ja til.

Hvorfor "ingen e-mails frem og tilbage" betyder mere, end det lyder

Pointen er egentlig ikke at spare et par e-mails — det er at fjerne mellemrummet mellem, at kunden beslutter sig for at booke, og at beslutningen faktisk findes i dit driftssystem. Et mundtligt eller skriftligt "ja", der endnu ikke er blevet til en booking, er præcis der, hvor ting bliver glemt: et køretøj bliver ikke tildelt, en leverandør får ikke besked, et depositum bliver ikke rykket for, fordi intet i systemet endnu ved, at rejsen finder sted. Når accepten udløser oprettelsen af bookingen, lukkes det hul i det øjeblik, det opstår, ikke når nogen når at taste det ind.

Bundlinjen

Et tilbud, som kunden kan gennemgå og underskrive online — og som automatisk bliver til en booking, en faktura og en bekræftelse i samme øjeblik — er det, der faktisk forkorter afstanden mellem "tilbudt" og "bekræftet". Det er et andet problem end at bygge selve rejseplanen, og det er værd at behandle som sit eget trin i stedet for at gå ud fra, at en god rejseplanbygger dækker det af sig selv.