Voucherstyring: Hotel- og servicevouchers uden papirarbejdet

SafariFlow laver nummererede vouchers direkte ud fra en booking, sender dem gennem et godkendelsesforløb og følger hver enkelt fra afventende til brugt — med QR-koder, oversigt over værelser og forplejning og en PDF, der er klar til at give eller sende til leverandøren.

Vouchers knyttet til bookingen, ikke skrevet fra bunden

En voucher i SafariFlow er ikke en skabelon, som nogen udfylder i hånden for hvert ophold. Den dannes ud fra en bestemt booking og leverandør og overtager gæsternes navne, antal personer (voksne, børn, spædbørn), ind- og udtjekningsdatoer og de ydelsesdetaljer, der allerede er registreret andre steder i systemet. Hver voucher får et unikt, automatisk nummer — med din virksomheds egen nummerering som præfiks og fortløbende pr. vouchertype (hotel, transfer og andre) — så der ikke er risiko for, at to vouchers ved et uheld får samme nummer.

Et rigtigt godkendelsesforløb, ikke bare et dokument

Vouchers gennemgår faste statusser: afventer → godkendt / afvist → sendt → bekræftet → brugt (med annulleret, hvis en booking falder bort). Det betyder, at en voucher kan gennemgås og godkendes internt, før den når en leverandør, og at en afvisning registrerer en årsag i stedet for bare at forsvinde. For en arrangør med flere medarbejdere, der opretter vouchers, er det forskellen på en kontrolleret proces og at håbe, at ingen sender en ikke-godkendt pris ud.

Detaljerne, der faktisk betyder noget for en lodge eller et transferselskab

• Oversigt over værelser og forplejning, gemt som strukturerede data i stedet for et afsnit tekst — så en lodge ser præcis hvor mange værelser, af hvilken type og med hvilken forplejning, uden e-mails frem og tilbage.
• QR-koder på voucheren til hurtig verifikation ved indtjekning.
• Særlige ønsker og instruktioner sammen med de centrale bookingoplysninger, så intet går tabt mellem den oprindelige samtale med kunden og det, leverandøren modtager.
• Beløb og valuta pr. voucher, i tråd med hvordan resten af bookingens økonomi følges.

Fra voucher til PDF i ét trin

Når en voucher er godkendt, kan den downloades som PDF — et rent dokument klar til leverandøren, dannet direkte ud fra de samme data, der bruges alle andre steder i bookingen, i stedet for en Word-skabelon, som nogen redigerer i hånden for hver rejse.

Hvorfor det slår en fælles voucherskabelon

Det sædvanlige alternativ — en voucherskabelon i Word eller Canva, som nogen udfylder manuelt for hvert ophold — har ingen statusopfølgning, intet godkendelsestrin og ingen forbindelse tilbage til bookingen, hvis noget ændrer sig. Når en bookings datoer flytter sig, er det netop den manuelt oprettede voucher, der er nemmest at glemme at opdatere. Når voucheren dannes ud fra bookingen, forsvinder det hul helt.