Do vouchers need to be approved before they go out to a supplier?

Yes — vouchers move through a defined workflow (pending → approved/rejected → sent → confirmed → used, with cancelled available), so they can be reviewed internally before ever reaching a supplier.

Can two vouchers accidentally get the same number?

No — every voucher gets a unique, auto-generated number prefixed to your company's own numbering convention and incremented per voucher type, so duplicate numbers aren't possible.

What happens if a voucher gets rejected?

A rejection captures a reason instead of the voucher simply disappearing, so there's a record of why it wasn't approved.

Do vouchers update automatically if a booking's dates change?

Yes — because a voucher is generated from the booking record rather than typed into a separate template, it stays connected to the booking instead of silently going stale the way a manually created Word or Canva voucher would.

Gestion des Bons : Bons d'Hôtel et de Service Sans la Paperasse

SafariFlow génère des bons numérotés automatiquement directement à partir d'une réservation, les fait passer par un flux d'approbation et suit chacun d'eux, du statut « en attente » jusqu'à « utilisé » — avec des codes QR, une répartition des chambres et des formules de repas, et un PDF téléchargeable prêt à être remis ou envoyé au fournisseur.

Des bons liés à la réservation, pas saisis de zéro

Un bon dans SafariFlow n'est pas un modèle que quelqu'un remplit à la main pour chaque séjour. Il est généré à partir d'une réservation et d'un fournisseur spécifiques, en reprenant les noms des clients, le nombre de personnes (adultes, enfants, bébés), les dates d'arrivée et de départ, ainsi que les détails de service déjà saisis ailleurs dans le système. Chaque bon reçoit un numéro unique généré automatiquement — préfixé selon la convention de numérotation propre à votre entreprise et incrémenté par type de bon (hôtel, transfert et autres) — afin qu'il n'y ait aucun risque que deux bons partagent accidentellement le même numéro.

Un véritable flux d'approbation, pas seulement un document

Les bons passent par des statuts définis : en attente → approuvé / rejeté → envoyé → confirmé → utilisé (avec annulé disponible si une réservation tombe à l'eau). Cela signifie qu'un bon peut être examiné et approuvé en interne avant même d'atteindre un fournisseur, et les rejets enregistrent un motif au lieu de simplement disparaître. Pour un opérateur gérant plusieurs membres du personnel créant des bons, c'est la différence entre un processus contrôlé et l'espoir que personne n'envoie un tarif non approuvé.

Les détails qui comptent vraiment pour un lodge ou une société de transferts

Répartition des chambres et des formules de repas, stockée sous forme de données structurées plutôt qu'un paragraphe de texte — pour qu'un lodge voie exactement combien de chambres, de quel type, avec quelle formule de repas, sans échanges d'e-mails pour clarifier.
Codes QR sur le bon pour une vérification rapide à l'enregistrement.
Demandes spéciales et instructions particulières transmises avec les détails principaux de la réservation, afin que rien ne se perde entre la conversation initiale avec le client et ce que reçoit le fournisseur.
Montant et devise saisis par bon, cohérents avec la façon dont le reste des finances de la réservation est suivi.

Du bon au PDF en une seule étape

Une fois qu'un bon est approuvé, il peut être téléchargé en PDF — un document propre, prêt pour le fournisseur, généré directement à partir des mêmes données utilisées partout ailleurs dans la réservation, plutôt qu'un modèle Word maintenu séparément que quelqu'un modifie à la main pour chaque voyage.

Pourquoi c'est mieux qu'un modèle de bon partagé

L'alternative habituelle — un modèle de bon Word ou Canva que quelqu'un remplit manuellement pour chaque séjour — n'a ni suivi de statut, ni étape d'approbation, ni lien vers la réservation en cas de changement. Lorsque les dates d'une réservation changent, c'est précisément ce lien vers un bon créé manuellement qu'il est le plus facile d'oublier de mettre à jour. Générer le bon à partir de l'enregistrement de réservation élimine entièrement cet écart.